Polska Grupa Motoryzacyjna zgłosiła swoje uwagi do systemu oceny projektów Programu Operacyjnego „Inteligentny Rozwój”.
Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii prowadzi przygotowania do uruchomienia nowej perspektywy finansowej 2021-2027. Dlatego w dniu 28. czerwca 2021 roku zorganizowało spotkanie przedstawicieli Grup Roboczych ds. KIS oraz przedstawicieli Instytucji Zarządzającej PO Inteligentny Rozwój, Narodowego Centrum Badań i Rozwoju i Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości w sprawie omówienia kwestii związanych z systemem oceny projektów w PO IR.
Zaproszenie do udziału w spotkaniu zostało skierowane także do prezesa PGM Adama Sikorskiego, który jest członkiem grupy roboczej ds. KIS 6. „Rozwiązania transportowe przyjazne środowisku”.
W odpowiedzi na prośbę o przesłanie szczegółowych uwag do systemu oceny projektów PO IR, PGM przeprowadził konsultacje wśród kilkudziesięciu firm zrzeszonych w organizacji i przedstawił do Ministerstwa najważniejsze z nich:
1. Rozszerzenie kryteriów doboru ekspertów oceniających projekty
Ekspert powinien wykazać doświadczenie w realizacji projektów, a co najmniej w przygotowywaniu wniosków. Zdarza się, że w opinii recenzenta jest wyliczanka dodatkowych informacji, które powinny znaleźć się w danym punkcie wniosku, a prawdopodobnie ich wnioskodawca nie umieścił, z uwagi na limit np. 500 znaków.
Można być ekspertem w określonej dziedzinie, ale oprócz wiedzy merytorycznej ekspert powinien mieć także doświadczenie w przygotowywaniu i realizacji projektów.
Procedura wyboru ekspertów powinna uwzględniać kryteria umożliwiające zakwalifikowanie eksperta do odpowiedniej dyscypliny naukowej i zakresu tematycznego, w jakim są składane wnioski projektowe. Kompetencje w tym zakresie powinny zostać zweryfikowane na podstawie wykazanego i potwierdzonego dotychczasowego doświadczenia. Dodatkowo powinno się oczekiwać od eksperta znajomości konstrukcji wniosków projektowych w konkursach, w których jest ekspertem. Często się zdarza, że Wnioskodawca otrzymuje na etapie oceny wniosku (lub już w recenzji ostatecznej) informację, że nie opisał dostatecznie danego zagadnienia, a było to niemożliwe ze względu na dopuszczalną ilość znaków lub było to sprzeczne z instrukcją wypełniania wniosku. Sugerujemy więc, żeby ekspert wykazał się chociaż minimalnym doświadczeniem w przygotowywaniu wniosków projektowych w konkursach w których ocenia takie wnioski.
2. Odrzucanie recenzji zdecydowanie odbiegających od ocen innych recenzentów
Poszczególne kryteria oceny wniosków w dużym zakresie są bardzo subiektywne.
Aby zapobiegać zdyskwalifikowaniu wartościowych wniosków z powodu subiektywnie negatywnej oceny jednego (co się niestety zdarza – czasem niekompetentnego) recenzenta warto zastanowić się nad mechanizmem oceny, w którym odrzucana jest najgorsza ocena. To może dotyczyć całej oceny wniosku lub oceny w poszczególnych kryteriach przewidzianych w wytycznych oceny.
3. Ujawnienie nazwisk wszystkich recenzentów w danej grupie tematycznej, której dotyczy wniosek
Z całej listy wszystkich recenzentów w danej dziedzinie wnioskodawca powinien mieć prawo wniesienia zastrzeżenia (z uzasadnieniem), że osoba X nie powinna oceniać jego wniosku z uwagi na konflikt interesów lub z innych powodów, które mogłyby leżeć u podstaw podejrzenia o brak możliwości przeprowadzenia obiektywnej oceny Wniosku.
Zgodnie z obowiązującymi zasadami każdy recenzent sam deklaruje czy nie ma konfliktu interesów.
4. Dopuszczenie możliwości wprowadzania mniejszych zmian do projektu bez konieczności przeprowadzenia ponownej oceny przez recenzenta
Uelastycznienie projektów w taki sposób, aby większy zakres zmian mógłby być realizowany bez konieczności przeprowadzenia ponownej oceny recenzenta (aktualnie obowiązujące zasady są zdecydowanie zbyt rygorystyczne).
5. Dopuszczenie możliwości określenia wartości kamienia milowego w sposób opisowy
Określenie mierzalnej wartości kamienia milowego czasami jest problematyczna. Nie powinno to zatem być warunkiem koniecznym. Wnioskodawca powinien mieć możliwość opisowego jej określenia.
Kamień milowy powinien być bezpośrednim wynikiem rozwiązania problemu badawczego zdefiniowanego w opisie prac B+R. Bardzo często zdarza się, że naturalnie wynikający z problemu badawczego kamień milowy nie jest mierzalny, albo bardzo trudno opisać go stosownym parametrem. Wnioskodawca często wymyśla kamienie milowe które są mierzalne, ale które niekoniecznie opisują wynik problemu badawczego. Wypacza to opis prac B+R. Sugerujemy zatem złagodzenie kryteriów oceny wniosku w tym zakresie lub wprowadzenie sugestii ekspertów w zakresie doboru odpowiedniego kamienia milowego, na podstawie którego będzie można oceniać późniejszą realizację projektu.
6. Złagodzenie wymagania szczegółowego opisywania kosztów operacyjnych
Problematyczne jest szczegółowe określenie wszystkich kosztów projektu na etapie pisania wniosku. Wniosek zawiera przecież wstępnie (!) sprawdzoną koncepcję rozwiązania problemu albo opracowania nowego wyrobu/technologii, podczas gdy jednocześnie stawia się wnioskodawcy wymóg aby określił np. za ile będzie kupował stal do wykonania prototypu w ostatnim zadaniu projektu.
Instrukcja wypełniania wniosku wymusza na wnioskodawcy bardzo szczegółowy opis kosztów operacyjnych (Op) projektu. To prowadzi niekiedy do absurdów typu – zaczynamy projekt od 2 lub 3 TRL gdzie jest jeszcze projekt koncepcyjny, który będzie weryfikowany podczas badań przemysłowych, a musimy już znać dokładne zestawienie materiałowe wykonania prototypu w pracach rozwojowych (np. ilość stali, masę stali, dokładny profil rur stalowych itp.).
Sugerujemy złagodzenie w tym obszarze wymagania dotyczącego tak szczegółowego opisywania kosztów operacyjnych (Op), tym bardziej że te koszty są bardzo szczegółowo weryfikowane podczas kontroli finansowych Wnioskodawcy przez pracowników instytucji pośredniczących (np. NCBR).
7. Stworzenie wnioskodawcom możliwości korzystania z konsultacji na etapie przygotowywania wniosku
Wnioskodawcy popełniają często proste błędy (np. brak uzasadnienia założeń lub kosztów, niespójność pomiędzy polami we wniosku, itp,), które można łatwo wyeliminować poprzez konsultację / wstępną walidację pomysłu. Wystarczyłyby 2-3 godziny konsultacji w trakcie wypełniania wniosku.
8. Wspólne opracowywanie przez ekspertów ocen i uzasadnień podczas wideokonferencji, po zakończeniu oceny lub w bliskiej przyszłości
Z uwagi na brak jednoczesności komentowania przez różnych ekspertów i z powodu braku realnej dyskusji w czasie rzeczywistym, obserwuje się dość niską efektywność i jakość procesu uzgadniania oceny wniosków przez ekspertów, wykonywanej poprzez system elektronicznych komentarzy. Dużo efektywniejsze byłoby wspólne opracowywanie oceny i uzasadnienia podczas wideokonferencji po zakończeniu oceny lub w bliskiej przyszłości przez ekspertów oceniających.
9. Przekazywanie informacji zwrotnej ekspertom oceniającym wnioski
Brak informacji zwrotnej dla ekspertów oceniających wnioski dotyczącej oceny ich pracy przez Instytucję oceniającą wnioski, dla której pracują, nie pozwala na poprawę / dążenie do doskonałości ekspertów.
10. Zwiększenie procentowego udziału kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem
W związku ze zmianami kursów walut i opodatkowania pracy wykwalifikowanych pracowników (Polski Ład), należy rozważyć możliwość zwiększenia procentowego udziału kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem, z których przedsiębiorca mógłby pokryć dodatkowe koszty i ryzyka pracownicze.
